TUTORIAL

Guía paso a paso

Crea tu
Cuenta

¿Cómo creo mi cuenta?

En primer lugar, para crear tu cuenta debes pulsar en “Acceder” y cubrir tus datos de acceso. Pon tu email y una contraseña.

A continuación recibirás en tu email un mensaje para confirmar tu correo electrónico, pincha en el enlace y ya tendrás tu cuenta 100% operativa.

Configura tu cuenta

Datos de facturación

Vamos a configurar tu cuenta. Para ello debes pulsar en el icono de la parte superior derecha de la pantalla y pulsar en “Tu cuenta”.

Tus datos de facturación nunca serán mostrados a tus clientes. Esto es única y exclusivamente para que podamos hacerte una factura cuando te suscribas a un plan de pago.

Pon tu nombre, nif, dirección y sobre todo, muy importante el País, para que podamos calcular correctamente el IVA de tu factura.

¿Qué plan elijo?

¿Cual es el más adecuado para mi?

Queremos que Uphlow sea accesible para todos, por eso hemos creado 3 planes diferentes Micro, Mini y Pro.

El plan Micro tiene una limitación de 3 galerías y 10 clientes.

El plan Mini permite crear 10 galerías y 50 clientes.

En ambos planes puedes eliminar galerías y volver a crear otras, pero de forma simultánea sólo podrás tener 3 galerías en el plan Micro y 10 en el Mini.

El plan Pro en cambio, no tiene ningún tipo de limitación. Puedes crear tantas galerías cómo quieras. Además en los próximos meses se irán añadiendo nuevas funcionalidades como calendario de reservas, facturas y contratos que sólo se podrán utilizar si estás suscrito al plan Pro y, además, de forma gratuitas

*en todos los planes las fotografías son eliminadas en 365 días de forma automática. En los próximos meses también tendréis la posibilidad de guardar las galerías que queráis de forma indefinida por 1€/gb/mes

Logotipo y marca de agua

Este apartado es muy importante, pues es la imagen que verán tus clientes de ti.

Nombre de empresa: Pon tu nombre comercial o nombre del estudio que los clientes reconozcan.

Logotipo: El logotipo lo verán en cada email que reciban de Uphlow, intenta subir una imagen con buena calidad y que no tenga un tamaño excesivo. Ten en cuenta que el email lo podrán ver en ordenadores o móviles.

Marca de agua: Usa un png con el tamaño y transparencia que desees. Como referencia, lo habitual es que las imágenes en pantalla tengan un ancho entre 800 y 1200px según su proporción. La marca de agua se mostrará centrada y respetando el tamaño y transparencia del fichero que hayas subido, por lo que te recomendamos que la marca no supere los 800 px de ancho.

La marca de agua no se aplicará al archivo original que permitas descargar al cliente, sino a los tamaños que se muestran en pantalla.

En las imágenes que ves a la derecha podrás ver una previsualización de la marca en una foto horizontal y vertical.

Datos de cobro

Para finalizar de configurar tu cuenta vamos a cubrir los datos de cobro. Esto datos son para tus clientes.

Cuando compren fotos extra y tengan que abonarte un precio extra por su sesión, recibirán un email y además verán en su galería esta información. Número de cuenta al que deben hacer una transferencia o tu cuenta de PayPal para hacer el pago de forma automática.

Para cubrir tus datos de PayPal tan sólo tienes que poner el email que utilizas en PayPal.com

Escritorio

Toda tu información en un mismo sitio

En la página principal de la app, podrás comprobar el estado de todas tus galerías de un vistazo.

Tus datos

Plan activo: El plan que tienes contratado en la actualidad (micro, mini o Pro)

Galerías: El número de galerías que has creado

Fotos: El número de fotos que has subido

Clientes: El número de clientes que has creado

Situación actual

Consultas nuevas: Cada que vez que un cliente te envíe un mensaje o te escriba un comentario sobre una fotografía verás aquí un resumes y podrás pinchar para ir directamente al comentario.

Galerías sin enviar: Galerías que has creado pero que todavía no has compartido con tu cliente.

Selecciones recibidas: Cuando el cliente termina de seleccionar sus fotografías lo verás reflejado aquí para que nunca te olvides de gestionar tus trabajos.

Selecciones en espera: El cliente ha recibido su galería pero todavía no ha terminado de seleccionar sus fotografías favoritas.

Tu primera galería

Nombre y título

Para crear tu primera galería sólo tienes que ir a “Galerías” y pinchar en “nueva galería”.

Lo primero que debemos configurar es el Nombre y título de galería.

El nombre de la galería no será visible para tus clientes. Puedes poner un código, número de sesión, fecha… Algo que a ti te resulte fácil de localizar.

Título de galería: Este es el nombre que verán tus clientes, puedes poner sus nombres, una frase bonita…

Tu primer cliente

Crear clientes en Uphlow es tan sencillo cómo crear tu primera galería. Simplemente sobre datos de email, nombre y teléfono y cuando termines de configurar tu galería se creará una ficha de clientes de forma automática en el apartado “Clientes”.

Si es un cliente ya creado, al empezar a escribir su email te sugerirá posibles clientes y si pinchas en uno se cubrirán nombre y teléfono de forma automática.

Número de fotos y caducidad de galería

¿Cuantas fotos debe seleccionar el cliente?

Aquí debes marcar el número de fotografías que el cliente debe marcar para poder enviar su selección. Al escribir un número aparecerá una opción extra.

¿El cliente puede seleccionar fotos extra?

Marca esta opción si quieres permitir que el cliente pueda seleccionar más fotos de las que has indicado arriba.

Importe de las X fotos

Aquí debes marcar si el cliente tiene que pagar algo por las fotos que va a seleccionar. Si ya las has cobrado en tu estudio debes dejar este valor en blanco o cero.

Precio por foto adicional

Este es el precio que tendrá que pagar el cliente por cada foto adicional que seleccione si has permitido en el apartado anterior que seleccionen fotos extra.

Precio de la galería completa

Precio máximo que tendrá que pagar el cliente por fotografías extra. Si no quieres que tenga límite deja este valor en blanco.

Ejemplo: Si marcas precio por foto adicional de 8€ y precio de galería completa de 100€, cuando el cliente seleccione 13 fotografías extra (8€x13 = 104€) se le notificará que ya ha alcanzado el precio máximo y por lo tanto se le cobrarán sólo 100€ aunque siga seleccionando todas las fotografías.

Además, al poner este precio, en la galería del cliente habrá un botón en todo momento que pondrá “Quiero todas las fotos!” para que le resulte más fácil adquirir la galería completa.

Caducidad

Es muy importante para que puedas gestionar bien tu trabajo que el cliente tenga un plazo máximo de selección de fotografías. De esta forma lo harán más rápido y no recibirás selecciones pasados años…

Esta caducidad no eliminará ni archivará la galería, simplemente hará que el enlace provisional que recibe el cliente para acceder dejará de existir. Pero siempre podrás activar de nuevo su galería y ampliarle el plazo si quieres.

La caducidad la podemos configurar de dos formas diferentes: Por días o por fecha exacta.

Por días: Indica el número de días que durará el enlace del cliente. Si por ejemplo marcas 3 días y envías la galería el lunes a las 12:00 AM. Esta galería caducará para el cliente el jueves a las 12:00 AM

Por fecha exacta: Marca en el calendario el día en que quieres que caduque esta galería, sin importar cuando envíes el enlace al cliente. Por defecto, al marcar un día se pondrá cómo caducidad las 23:59 horas de ese día, pero puedes poner la hora que desees.

Comentarios y datos de cobro

Comentarios: Activa esta opción si quieres que el cliente pueda escribirte comentarios en las fotos o enviarte mensajes a través de la galería. Esta la opción la puedes activar y desactivar las veces que quieras y cuando quieras.

Datos de cobro: Activa esta opción si quieres que el cliente reciba en su email los datos de cobro (cuenta bancaria y paypal) cuando confirme su galería y tenga que pagar fotos extra. Si prefieres que te pague por otros medios o en tu estudio, deja desactivada esta opción.

Descargas y marcas de agua

Permitir descargar (máxima calidad), el cliente se descarga los archivos originales que has subido a uphlow, no las miniaturas a baja resolución que genera la app. En este apartado tenemos tres opciones: ninguna foto, todas las fotos, selección del cliente.

Ninguna foto: Si marcamos esta opción el cliente no podrá descargarse las fotos de ninguna forma.

Todas las fotos: El cliente se podrá descargar cualquier fotografía de la galería y además, habrá un botón para descargarse todas en un sólo click.

Selección del cliente: El cliente se podrá descargar sólo las fotografías que haya marcado como favoritas y una vez haya terminado y confirmado su selección. Si ha comprado fotos extra y tiene que pagar NO podrá descargarse las fotos hasta que confirmes de forma manual que has recibido el pago. Si realizado el pago a través de PayPal y se abona de forma inmediata (esto es aleatorio, PayPal en ocasiones retiene pagos durante una horas por seguridad) se podrá descargar las fotos al instante.

Mostrar marca de agua, Uphlow puede generar una marca de agua por ti, para que sólo te preocupes de subir las fotografías a máxima calidad. Esta marca de agua nunca se incrustará el la foto original que quedará intacta para su futura descarga, tienes 3 opciones:

No mostrar marca de agua, no se genera ninguna marca de agua

Ampliaciones y miniaturas, se mostrará en todas las imágenes que aparezcan en pantalla, miniaturas y ampliaciones del slider

Sólo ampliaciones, se mostrarán en las ampliaciones solamente (slider) pero no en las miniaturas

Visualización en filas o columnas

Hay dos posibles visualizaciones para la galería en vista de cliente:

Filas: El alto de todas las fotografías es el mismo, independientemente de que sean verticales u horizontales o su resolución.

Columnas: El ancho de todas las fotografías es el mismo, independientemente de que sean verticales u horizontales o su resolución.

Observaciones para el cliente

En la parte superior de la galería (vista de cliente), el cliente puede ver información útil cómo fecha de caducidad de la galería, fotos que lleva seleccionadas, precio de fotos extra etc. En este mismo recuadro podemos añadir anotaciones personales para el cliente escribiendo lo que quieres en “Observaciones para el cliente”.

Se puede utilizar por ejemplo para informar del precio de álbumes, ampliaciones, lienzos…

Configurar email de envío de galería

Por defecto, uphlow envío un email genérico al cliente cuando recibe su galería. En este email se envía la información mas importante como el número de fotos que debe seleccionar, cuántos días tiene para hacerlo, y por supuesto la URL de la galería (enlace de la galería).

Pero este email lo puedes modificar a tu gusto:

Color de base, puedes seleccionar el color de fondo para el email que quieras. Incluso dependiendo del tipo de trabajo podrás usar diferentes colores o si es niño o niña, etc

Asunto del email, por defecto se incluye la variable “nombre del cliente”, de esta forma el correo será mucho más personal y se cubre de forma automática cogiendo los datos del cliente de su ficha.

Texto del email, por defecto se incluyen las variables “URL de la galería”, “nº de fotos” y “nº de días”. Te recomendamos que esta información la incluyas en el email, para que el cliente tenga siempre muy claro y por escrito las condiciones de la galería. Pero puedes redactarlo y modificarlo a tu gusto.

¿Como se insertan variables?

Si quieres modificar por completo el texto, no hay ningún problema. Para que no tengas que cubrir de forma manual ciertos datos, puedes insertar variables. Para ello, simplemente tienes que situar el cursor en el punto del texto dónde quieres colocarla y pinchar con el ratón en la variable que quieres insertar.

Importar email de otra plantilla

Si quieres importar el email de otra plantilla, sólo tienes que seleccionar la plantilla deseada y pinchar en “importar” y aceptar.

Configurar email de cobro

Por defecto, uphlow envío un email genérico al cliente cuando ha comprado fotos extra (sólo si has activado la opción “mostrar datos de cobro”).

Pero este email lo puedes modificar a tu gusto:

Asunto del email, por defecto se incluye la variable “nombre del cliente”, de esta forma el correo será mucho más personal y se cubre de forma automática cogiendo los datos del cliente de su ficha.

Texto del email, por defecto se incluye la variable “datos de pago”. Te recomendamos que esta información la incluyas en el email, ya que así ya le indica al cliente el número de cuenta o PayPal para realizar el pago. Pero puedes redactarlo y modificarlo a tu gusto.

¿Como se insertan variables?

Si quieres modificar por completo el texto, no hay ningún problema. Para que no tengas que cubrir de forma manual ciertos datos, puedes insertar variables. Para ello, simplemente tienes que situar el cursor en el punto del texto dónde quieres colocarla y pinchar con el ratón en la variable que quieres insertar.

Importar email de otra plantilla

Si quieres importar el email de otra plantilla, sólo tienes que seleccionar la plantilla deseada y pinchar en “importar” y aceptar.

Sube tus fotos

Ahora que ya hemos configurado completamente la galería queda lo más importante, subir tus fotos! Para ello sólo debes pulsar el botón “añadir más fotografías” y buscarlas en tu ordenador o disco duro.

Al empezar el proceso de subida, verás en la parte inferior izquierda la ventana de Upload, dónde verás el progreso de subida en directo, con toda la información necesaria. Porcentaje de subida, que archivos se están subiendo en ese momento y si hay algún error o fotos duplicadas.

NOTA: Si quieres que las fotos estén en el orden correcto, no te olvides de ordenar los archivos por fecha de creación antes de subirlos a Uphlow. Si no la app no puede saber que fotos quieres que vayan antes o después. Aunque podrás modificar el orden cuando quieras.

Imagen de portada

Esta imagen es súper importante para que el cliente tenga la mejor experiencia posible con Uphlow. Es la primera imagen que ven y además ocupando toda la pantalla. Por ello seleccionar la fotografía ideal es una tarea imprescindible.

Por defecto, la primera imagen en subirse a la galería se coloca automáticamente como imagen de portada, pero puedes modificarla cuando quieras. Para ello sólo tienes que seleccionar la foto deseada pinchando en el cuadrado que está debajo de la foto, y en la barra superior que aparecerá pinchas en “seleccionar imagen de portada”.

Ver como cliente

Estás creando tu galería y quieres ver cómo se ven las diferentes visualizaciones (filas o columnas), cómo queda la imagen de portada o el título. Sólo tienes que pulsar en el botón “ver cómo cliente” y accederás a una previsualización como si fueses el cliente, pero no podrás marcar fotos como favoritas ni escribir comentarios.

Filtrar por selección del cliente o comentarios

Habitualmente las galerías que subimos contienen decenas o cientos de fotos, si quieres visualizar solamente las fotografías en las que el cliente ha realizado algún comentario debes pinchar en “filtrar” -> “fotos con comentario”.

Si quieres visualizar las fotos que el cliente ha marcado cómo favoritas debes pinchar en  “filtrar” -> “fotos seleccionadas”.

Más acciones > Exportar a Lightroom y Photomechanic

Cuando el cliente ha confirmado su selección puedes exportar esa selección directamente a Lightroom o Photomechanic automáticamente para poder editar o entregar sus fotografías.

Cómo exportar a lightroom

Para ello sólo debes entrar en la galería de Uphlow, pulsar en “Más acciones” > “Exportar selección a lightroom” y copiar el texto que se va a generar.

Ahora debes abrir el catálogo de lightroom que contiene esta galería y desde la pestaña de Biblioteca (NUNCA EN REVELAR) ir a “Biblioteca” > “Buscar” o pulsar “cmd + f” (MAC) o ctrl + F (WINDOWS). En la barra de búsqueda debes pegar el texto que ha generado Uphlow. Y ya se habrán filtrado las fotografías seleccionadas.

MUY IMPORTANTE: Para que la búsqueda se realice correctamente a la izquierda del cuadro de búsqueda donde has pegado el texto tienes que tener marcadas en los desplegables las siguiente opciones: Texto “En cualquier campo en que se pueda realizar una búsqueda” y “contiene” (nunca tener marcada la opción “contiene todo”)

Además es imprescindible que para que este método funcione, cuando exportes tus archivos en lightroom no puedes modificar su nombre, si no no se podrán localizar. Ej. Si el archivo original es _MG_4463.CR2, el jpg que subas a Uphlow debe llamarse _MG_4463.jpg

Cómo exportar a Photomechanic

Para ello sólo debes entrar en la galería de Uphlow, pulsar en “Más acciones” > “Exportar selección a photomechanic” y copiar el texto que se va a generar.

Ahora debes abrir Photomechanic y abrir la carpeta que contienen las fotografías de esta galería e ir a “Edit” > “Find” o pulsar “cmd + f” (MAC) o ctrl + F (WINDOWS). En la ventana que se va a desplegar copiamos el texto generado por Uphlow asegurándonos de que en el desplegable que se encuentra a la izquierda está marcada la opción “Any of the words”.

Más acciones > Permitir al cliente cambiar su selección

Cuando el cliente confirma su selección ya no puede modificarla. Si podrá acceder si no ha caducado pero no podrá realizar ningún cambio ni comentario.

Si deseas que pueda hacer cambios puedes habilitar de nuevo esta opción pulsando en el botón “mas acciones” > “permitir al cliente cambiar su selección”.

Al realizar esta acción el cliente deberá pulsar nuevamente el botón “Enviar selección al fotógrafo” para finalizar de nuevo la galería.

Cabecera, ¿Que información me puedo encontrar?

En la parte superior de tu galería, a la derecha de la imagen de portada verás en todo momento un resumen de cómo se encuentra el estado de la galería.

  • Si el cliente ha confirmado o no su selección
  • Si ha confirmado su selección y tiene que realizar pago o no
  • Si se permite la descarga de fotografías, verás si el cliente ha pinchado en los enlaces de descaga
  • Si el cliente no ha confirmado su selección y la galería ha caducado podrás forzar el cierre de la misma.
Archivar y eliminar

¿Que diferencia hay entre archivar y eliminar una galería?

Una galería archivada dejará de aparecer en tu página principal pero no será borrada y podrás abrirla y volver a activarla cuando quieras.

Por el contrario, si eliminas una galería, esta será borrada por completo de nuestros servidores y no se podrá rescatar nunca.

Recuerda que todas las galerías son borradas y eliminadas por completo de forma automática 365 días después de su creación.

Enviar enlace al cliente

Ya tienes creada tu galería y las fotos subidas. Sólo falta compartir con el cliente.

Para ello debes pinchar en “Enviar enlace al cliente”, y confirmar el envío. De forma automática el cliente recibirá el email en su correo*

Cuando envías el enlace por primera vez, el botón adquiera nuevas funciones: Reenviar el enlace al cliente manteniendo la fecha de caducidad actual, reenviar el enlace al cliente ampliando la fecha de caducidad o copiar enlace al portapapeles, por si quieres enviar el enlace por otro medio diferente o necesitas acceder como cliente para realizar alguna acción.

*NOTA: Si el correo del cliente es de hotmail puede ocasionar problemas o no llegarle de forma instantánea o entrar directamente en el correo basura (SPAM). Este problema no es de nuestra app y es común a todas las apps del mercado. Las restricciones de hotmail en ocasiones generan estos inconvenientes. Si esto ocurre, recuérdale al cliente que revise su SPAM o que espere unos minutos, que aunque no sea de forma inmediata, si que acaba entrando.

Ordenar tu galería

Uphlow ordena la galería por orden de subida, pero tu puedes organizarla cómo quieras.

Para ellos sólo tienes que arrastrar las fotografías manteniendo pulsado con el ratón a dónde quieras.

También puedes seleccionar varias fotografías pinchando en el cuadrado que se encuentra justo debajo y, en la barra superior que aparecerá, pinchar en “enviar al principio” o “enviar al final”

Plantillas

Crea tus plantillas y ahorra tiempo

Las plantillas es la mejor forma de trabajar con Uphlow. Crear una plantilla es exactamente igual que crear una galería y después podrás utilizar todos los datos en nuevas galerías sin tener que cubrir toda la información de nuevo.

Para ello, vete a la pestaña “Plantillas” y dale a “crear nueva plantilla”. Cubre los datos siguiendo todos los tutoriales de “Creación de galerías”

Para importar una plantilla a tu galería, sólo tienes que darle a crear nueva galería y debajo de los datos del cliente, seleccionar la plantilla desea y pulsar “importar esta plantilla” y aceptar.

Clientes

Gestión

Cuando creas una plantilla con un nuevo cliente, se genera de forma automática en la pestaña “Clientes” una ficha con sus datos.

Pulsando sobre su nombre, podrás modificar todos los datos.

Comunicación

Chat y comentarios

Chat con el cliente

Con el nuevo chat, el cliente podrá escribirte directamente desde Uphlow sin necesidad de utilizar el correo electrónico. Para que el chat esté habilitado debes ir a “Configurar galería” > “Qué pueden ver y hacer tus clientes” > “Permitir comentarios”

Comentarios de fotos

Cuando te escriban un comentario en un foto podrás verlo directamente sin necesidad de abandonar la pagina de galería. Para que el cliente pueda escribir comentarios debes ir a “Configurar galería” > “Qué pueden ver y hacer tus clientes” > “Permitir comentarios”

¿Tienes alguna duda?

Escríbenos a soporte@uphlow.com
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