El momento ha llegado. Has decidido automatizar tu negocio y no podemos estar más felices por esa decisión que te ahorrará HORAS DE VIDA.
Uno de los procesos que más agradecerás automatizar será el de reservas. Porque si hay algo que es cierto, es que las reservas son el corazón de nuestro negocio ❤️, pero ¡Qué complicadas pueden ser sin las herramientas adecuadas!
Teléfono en mano (o correo), boli, calendario, agenda… sí, si puedo; no, espera mi marido no puede… 🤦♀️
¡Una historia de no acabar!
Pero esta historia puede comenzar a tener un final feliz -o bueno mucho más simple y automatizado-, ya que el calendario de reservas te permite reservar sin ni siquiera enterarte (al menos durante el proceso).
En esta entrada queremos explicarte la importancia de crear tu calendario de reservas y el paso a paso de cómo hacerlo. Así no te saltarás ni un paso.
Primero, los beneficios ¡te van a encantar! Porque nada como la tranquilidad de saber que tu agenda fotográfica se lleva sola… 🙌 (pero para esto debes configurarla antes)
Configurar tu calendario de reservas es MUY FÁCIL 👇 (esta es la explicación corta):
- Selecciona la opción “calendarios”
- Clica en el símbolo “+” en la parte inferior derecha.
- Selecciona configuración
- Coloca el nombre de tu campaña, la información y foto de portada
- Añade todos los datos necesarios para la fecha de la cita y los métodos de pago
¡Calendario listo para compartir con todos tus clientes!
Ahora bien, si necesitas una guía más tranquila y detalladas, paso a paso, tranquilo, que aquí estamos para ayudarte 😊
Lo primero que debes hacer, antes de ponerte con el calendario, es:
Crear tus packs.
¿Qué es un pack exactamente en Uphlow?
Es el paquete que ofreces a tu cliente. Contienen toda la información relevante como el precio, la reserva o la duración del reportaje. Todos esos detalles que quieres que tus clientes conozcan de lo que recibirán.
Ejemplo del detalle de un pack de nuestro compañero Dani Legaz:
Los packs debes estar siempre asociados a algún servicio para que el cliente los pueda contratar.
Dentro de cada servicio puedes añadir los packs que necesites y puedes reutilizar
los mismos packs para varios servicios.
Por ejemplo, puedes crear los packs: Básico, Premium y Top
@danilegazfotografo
En cada uno de los servicios que ofreces elegirás si quieres ofrecerlos todos o solo algunos de ellos. De esta forma comenzarás a crear tu propuesta de precios con todas las condiciones.
Para crear tus packs entra en https://app.uphlow.com/packs y abajo a la derecha verás un botón «+». Al pinchar en el botón accederás directamente a la configuración del pack:
Momentazo de creatividad.
Ya creado el pack, viene el momento de inspiración, que te ayudará a conectar y vender a tu cliente: Debes trabajar en la portada de tu pack.
La portada es la imagen principal que se mostrará al cliente a la hora de seleccionar este pack. Será como la portada de una revista o un disco. Así que la imagen que elijas tiene que comunicar muy bien, todo lo que ofreces.
Luego, seguimos en la fase creativa. Debemos elegir el título. Es decir, el nombre que llevará ese pack. Inspírate y piensa en nombres que realmente cautiven a tu cliente y les dé curiosidad, que sea sugerente y que se parezca tu servicio. Ejemplos clásicos, pero que no pasan de moda, son: Digital, Platinum, Gold…
Y ahora, ha llegado el momento de enamorar. ¿Cómo? Redactando las características de lo que el cliente va a recibir a través de la Descripción. Dedica un buen tiempo a plasmar las características que tiene este pack como el número de fotos, duración, productos que se incluyen…
Aquí te dejamos los consejos técnicos, pero si te interesa aprender a vender experiencias, te dejamos este post de nuestro Instagram, donde te damos más truquillos para enamorar mientras vendes.
¿Qué debes informar en la descripción de tu servicio?
- Duración: Indica en minutos cuanto dura este reportaje
- Precio: El coste total de este pack.
- Precio desde: Esta opción es superútil, cuando dentro del mismo pack tienes varias opciones de precio, ya que te permite configurar un precio inicial pero no definitivo
- Pedir una reserva: Si quieres pedir un anticipo al precio total de la sesión.
- Plantilla de galería: Si asignas una plantilla de galería podrás crear galerías automáticamente desde su reserva en el calendario
- Plantilla de contrato: Si asignas una plantilla de contrato podrás crear contratos automáticamente desde su reserva del calendario
Cuando hayas terminado, pulsa en «guardar» arriba a la derecha.
Otra excelente opción, sobre todo si te dedicas a las fotos de recién nacidos, por ejemplo, es la Reserva sin fecha. Ya que permite que el cliente no seleccione una fecha del calendario y solo le pidamos sus datos de contacto y responda el cuestionario de reserva. De esta forma, puedes ya tú contactar con el cliente y pactar una fecha, pero no en firme, puesto que todo dependerá de cuando nazca el bebé.
Crea tus servicios
Ya tenemos creados entonces nuestros packs, y ahora vamos a definir cuáles son los servicios que vamos a ofrecer, según nuestra experiencia y especialidad. Por ejemplo:
- Sesiones de embarazo
- Sesiones de comunión
- Bodas
- Fotografía gastronómica
- Sesión de Navidad
Te recordamos que cada servicio puede tener diferentes packs, según sea tu decisión. También cada servicio puede tener packs diferentes y puedes añadir tantos como necesites.
Diferencias entre el pack y el servicio 💡
El servicio en sí te describe el tipo de reportaje. Sin embargo, no contienen en su configuración información como el precio, duración del reportaje, ya que esta información se describe directamente en los packs.
Veámoslo con un ejemplo: Cuando creas un servicio de maternidad puedes aprovechar para que tu cliente vea los beneficios de realizar los reportajes contigo, aquí no le estarías dando aún el precio. Más bien enamorando a tu cliente para que pase a revisar tus precios 😍
¿Cómo crear tus servicios en Uphlow?
Solo debes entrar en https://app.uphlow.com/services y abajo a la derecha verás un botón «+». Al pinchar en el botón accederás directamente a la configuración del servicio. Te aparecerá así 👇🏼:
¿Cómo configurar tus servicios?
Al igual que con los packs, debes inspirarte para lograr comunicar a tu cliente a través de cada detalle la calidad que ofreces en tu negocio. No olvides cumplimentar cada uno de los espacios requeridos:
- Portada: Elige una imagen atractiva, que le muestre al cliente lo apetecible de tu servicio.
- Título: Lo dejamos en tus manos Cómo se llamará el servicio (Maternidad, familia, bodas, comuniones…) busca ser creativo, pero que sea rápido de entender por el cliente 😜
- Descripción: Añade las características que tiene este pack como el número de fotos, duración, productos que se incluyen… No dejes nada por fuera, recuerda que las personas tienen muchas preguntas, así que mientras más expliques, mejor.
- Packs: Añade los packs que acabas de crear y quieres ofrecer en este servicio
¡Voilà!
Te compartimos, como ejemplo, los servicios de Mimi Jordan Fotografía, que son de ensueño.
Ahora sí, ya tenemos todo para Crear tu Calendario.
Poniéndonos un poco formales, queremos recordarte que los calendarios son la agenda online que vas a compartir con tu cliente, en la que contratará tus servicios y seleccionará la fecha en la que desea realizar el reportaje.
Para crear un calendario entra en https://app.uphlow.com/campaigns y abajo a la derecha verás un botón «+». Al pinchar en el botón accederás directamente al calendario. Ahora está vacío, así que pulsa en el botón “Configurar” para empezar a crearlo.
La configuración está dividida en varias pestañas: Datos, Servicios, Crear citas, Opciones, Pagos, Compartir… 👇🏼:
Vas a clicar en la Pestaña de datos, aquí deberás detallar:
- Portada: Imagen que se mostrará al cliente cuando acceda al calendario por primera vez.
- Nombre: Título que se mostrará al cliente al acceder al calendario. Por ejemplo: «Agenda 2023»
- Información: Puedes añadir indicaciones a tu cliente que podrá consultar durante el proceso de reserva. Por ejemplo, indicaciones de cómo contactar contigo o cómo realizar la reserva.
- Google calendar: Puedes conectar tu calendario de Uphlow con Google siguiendo estos pasos.
https://uphlow.crisp.help/es/article/sincroniza-tus-campanas-con-google-sjk0qj/
👆🏻👆🏻 Esto es excelente, ya que permite guardar la cita en la agenda del cliente automáticamente 👆🏻👆🏻
Pestaña de servicios
Servicios: En la barra de búsqueda puedes buscar todos los servicios que acabas de crear y añadir todos aquellos que quieres ofrecer en este calendario.
Pestaña de crear citas
Aquí añadirás las citas que estarán disponible para que tu cliente reserve su reportaje. Si no sabes cómo añadirlas puedes seguir este tutorial -> https://uphlow.crisp.help/es/article/como-anadir-citas-a-tu-calendario-1cfuzrm/
Pestaña de opciones
Aquí puedes configurar tus preferencias como:
- Tiempo para realizar la reserva: El tiempo que el cliente tendrá para realizar el pago desde el momento en que selecciona una fecha y hora para su reportaje. Nuestra recomendación es que indiques entre 5 y 10 minutos, ya que mientras este cliente está cubriendo sus datos de reserva, esa cita está bloqueada, por lo que otros clientes no pueden contratarla. Un tiempo de reserva excesivo, especialmente en campañas potentes como Navidad, puede traer problemas de agenda.
- Mostrar solo sesiones libres: Si activas esta opción, cuando el cliente visualice tu calendario solo se le mostrarán citas que estén disponibles para reservar, pero no verá citas que están reservadas por otros clientes o bloqueadas por ti
- Enviar recordatorio al cliente el día anterior: Activa esta opción si quieres que Uphlow envíe un email a tu cliente 24 horas antes de su reportaje.
- Enviar recordatorio al cliente cuando falte una semana: Activa esta opción si quieres que Uphlow envíe un email a tu cliente 7 días antes de su reportaje.
- Datos de contacto y facturación: Activa todas las opciones que deseas pedir a tu cliente (nombre, DNI, dirección…).
- Fechas de nacimiento: Activa esta opción si quieres pedir las fechas de nacimiento de los asistentes al reportaje.
- Formulario de contacto: Pulsa en añadir pregunta para realizar un cuestionario con preguntas relacionadas con el reportaje que están contratando. En este formulario, puedes:
- Puedes añadir tantas preguntas como quieras a tu cuestionario.
- Escribe la consulta
- Indica a qué servicios quieres que se realice esta consulta
- Indica si es una pregunta obligatoria u opcional
Pestaña de pagos
Activa las pasarelas de pago que deseas permitir para realizar el cobro de la reserva.
Si tienes alguna duda sobre las pasarelas de pago, aquí tienes toda la información necesaria: https://uphlow.crisp.help/es/article/pasarelas-de-pago-disponibles-como-cobrar-a-tus-clientes-desde-uphlow-nb5hl7/
Email de confirmación de reserva: Redacta el email que recibirá el cliente cuando realice el pago y se confirme su cita. No olvides aprovechar este contacto para comunicar detalles de la sesión, incluir consejos o incluso ideas de vestuario.
Pestaña de compartir
- Enlaces: Obtén el enlace al calendario para compartir con tus clientes. Este enlace puedes compartirlo por email, WhatsApp, redes sociales o incrustarlo en un botón de tu web o blog.
- Emails recordatorios de citas: Redacta el email que recibirá el cliente una semana antes de su cita.
Como verás, una vez le dediques un ratito a la herramienta, ya todo queda automatizado y listo para comenzar a trabajar por ti 24/7.
Además, Uphlow te permite almacenar los datos de los clientes confirmados y, previa aprobación, tener en tu agenda nombre del cliente, datos de facturación, teléfono, email, y por supuesto el cuestionario con preguntas clave para organizar tus sesiones días antes del reportaje (todo esto lo haces en un minuto).
Tras la reserva, toda esta información la podrás consultar en cualquier momento desde Uphlow, tu calendario de Google o Apple, en tu ordenador o teléfono móvil.
Así, días antes del reportaje tendrás a mano todos los detalles más importantes para que puedas organizar la sesión y todo quede perfecto.
Si esto no es el cielo de los fotógrafos, ¡se parece!
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