Sabemos que parte importante de nuestro tiempo en sesiones es consumido por aquellos clientes que llegan tarde o hacen cambios de agenda de último minuto. Trayendo como consecuencia que hagamos las sesiones con prisa si tenemos a otro cliente a la espera o retraso en otras tareas, como la edición.
Si bien los imprevistos no es algo que se pueda controlar a reloj, sí hay algunas estrategias que nos pueden ayudar a que los clientes un poco más “desorganizados” sientan la necesidad de cumplir con el horario pactado previamente.
Así que hemos preparado este artículo con la ayuda de Maca Guzmán, fotógrafa en Y al fin te encontré fotografía que solo en navidad, realizan más de 200 sesiones fotográficas y consiguen hacerlas calzar una tras otra (¡vaya faena!).
Por su puesto que la primera pregunta a Maca fue, ¿Cuál es su secreto para conseguir que sus clientes sí lleguen en tiempo?
Así que te compartimos algunos tips que usa Maca y el equipo de Y al fin te encontré fotografía para lograrlo y que así el tiempo de otros no afecte su productividad:
- Configura el email de PAGOS dentro de tu calendario online con Uphlow, de esta forma cuando el cliente realice su reserva mediante el calendario online recibirá un email (y tú no tienes que hacer nada).
La encontrarás dentro de calendario online en la pestaña pagos, puedes personalizar el email añadiendo nombre de los clientes, fechas, día y hora.
En nuestro estudio solemos añadir varios puntos cruciales:
- Ubicación exacta del lugar en donde se harán las fotografías, cuando el reportaje es en estudio lo tenemos muy fácil, pues añadimos la ubicación con Google maps de nuestro establecimiento y además les damos unas indicaciones y referencias para que lleguen a tiro fijo (sea en estudio o en exterior de alguna forma les hacemos llegar esta información).
- Pídele a tus clientes que se apunten la fecha. Sé que esto puede sonar muy evidente, pero si no lo hacen en el momento, puede que luego no se acuerden.
Por ejemplo, en el email de contratación de Y al fin te encontré siempre encontrarás la frase:
“No te olvides de apuntar la cita en tu calendario, ¡nosotros ya lo hemos hecho!”
- ¡IMPORTANTÍSIMO! Activa y configura el email de RECORDATORIO: Dispones de dos, uno 7 días antes y otro 24 horas antes.
Uphlow está diseñado para permitirte gestionar de forma eficaz tu tiempo. Por eso las automatizaciones son parte indispensable del flujo de trabajo de nuestros fotógrafos.
Maca nos cuenta que:
¡El email de recordatorio es lo más! Nos hemos olvidado de estar escribiéndole al cliente para recordarle que tiene su cita, pues Uphlow ya se encarga de realizar este trabajo por nosotros.
Además, es una buena forma de comunicarle claramente nuestra política sobre impuntualidades y reagendas de sesiones fotográficas. Así tendrás un pacto con el cliente, dejando claras las reglas del juego.
Maca nos cuenta que en su estudio, el email recordatorios está redactado de la siguiente forma:
Algo que siempre te puede ayudar es tener en cuenta la dinámica de tu servicio, eso te permitirá establecer tus condiciones. Por ejemplo, puedes establecer que si la persona llega tarde 10 minutos, esos 10 minutos se restarán de la sesión. Otro ejemplo es si la persona cancela sin anticipación, pierde la reserva.
Todo esto va a ser en función de cómo tengas planificadas las sesiones entre ellas y, por supuesto, el motivo de cancelación. Lo que sí es importante es que todo quede por escrito para que no existan sorpresas con los clientes.
- Recuerda a tus clientes tus políticas respecto al horario un par de días antes de la sesión. Lo puedes hacer vía correo o mensaje de texto.
Puedes usar un guion cálido en tus emails o en la comunicación con tus clientes como hemos visto con el estudio de fotografía Y al fin te encontré, ellos priman un tono más cercano.
Y dejarles saber qué estás muy feliz y emocionado de que pronto tendrás su sesión fotográfica. Y qué además, te gustaría recordarle los detalles de la misma.
Ejemplo guion:
Hola, (nombre del cliente)
Estoy muy ilusionado por nuestra próxima sesión de fotografía, te dejo los detalles:
📍 Locación
📅 Día y hora
💡 Recuerda estar en la locación 15 minutos antes, así podremos comenzar a tiempo y disfrutar al máximo cada minuto.
📲 Cualquier duda, me puedes contactar a mi número XXX.
⚠️ Evita llegar tarde a la cita, sería una pena tener una sesión cortita.
¡Nos vemos pronto!
¿Por qué es importante anticiparse a que un cliente llegue tarde y pactar desde antes las “penalidades” que esto puede acarrear?
Porque al ser fotógrafos y trabajar a nuestro propio tiempo, muchas veces somos malos jefes con nosotros mismos y trabajamos muchas más horas de las que deberíamos. Si reconocemos que nuestro tiempo es valioso, estamos cuidando nuestro servicio. De allí a que sea indispensable que tengamos establecidas nuestras reglas al respecto y que las comuniquemos desde el inicio de la conversación con el cliente.
¿Cómo puedes hacerte con este sistema?
Una de las fortalezas de nuestra herramienta es el calendario de reservas, apóyate en esta función para agendar las sesiones fotográficas sin necesidad de estar horas pegado al teléfono con agenda en mano.
¿Quieres saber más de cómo funciona el Calendario de reservas de Uphlow?
- El cliente realiza la contratación a través del calendario online
- Recibe e-mails automáticos que se envían 24 horas y 7 días antes. Y en el momento de la reserva con toda la información.
Así tú no tienes que pasar horas con agenda en mano, contactando clientes, ya que todo se hace de forma automatizada. Un sueño hecho realidad.
Si todavía no has disfrutado de las ventajas de Uphlow App te invitamos a disfrutar de 15 días de membresía totalmente gratis, estamos seguros de que te va a encantar contar con una herramienta que te permita organizar tu trabajo como fotógrafo, con mayor productividad, pudiendo disfrutar y teniendo más tiempo para lo realmente importante 🤝 hacer crecer tu negocio.
